Calculadora de coste de sublimación

Los dos costes que casi nadie mete en el precio

Cuando alguien pone precio a una taza o a una camiseta sublimada, casi siempre suma tres cosas: el producto en blanco, el papel y la tinta. Con eso sale un número pequeño, se le añade "un poco" y ya está. El problema es que ese número no es el coste: es solo la parte que se ve.

Faltan dos costes que no aparecen en ninguna factura, y por eso se olvidan:

• Tu tiempo. Cortar el papel, imprimir, colocar, cintar, planchar, esperar, retirar, revisar y empaquetar. Aunque no te pagues nómina, esas horas tienen un coste: son horas que no dedicas a otro trabajo. Si no las repercutes, estás regalando tu jornada.
• La amortización del equipo. La plancha, la impresora y el resto de material no son gratis por estar ya pagados. Cada unidad que produces consume una parte de su vida útil. Si no la repartes entre las unidades, el día que toque reponer el equipo el dinero no estará.

Y luego está la merma, que no es un extra opcional: es una certeza. En sublimación se estropean unidades por transferencia movida, por marcas de la prensa, por tiempo o temperatura mal ajustados o por un blanco defectuoso de fábrica. Ese producto perdido lo pagas tú. Si tu porcentaje de fallos es del 5% y no lo repercutes, estás trabajando con un 5% menos de margen del que crees, todos los meses.

Qué significa cada línea del desglose y de dónde sacar el dato real

La calculadora no adivina nada: devuelve exactamente lo que le metas. Estos son los datos que pide y dónde encontrarlos de verdad, sin estimar a ojo.

Producto en blanco

El coste real de la taza, la camiseta de poliéster, la funda o la chapa, sin IVA y ya con el prorrateo del porte de tu proveedor si lo hay. Ojo: si compras a distintos precios según cantidad, usa el precio de la compra que vas a hacer para ese pedido, no el mejor precio que conseguiste una vez.

Papel de sublimación por unidad

Divide el precio del paquete entre el número de hojas y multiplica por las hojas que consume esa unidad. Si de una A4 sacas dos transferencias pequeñas, el coste por unidad es la mitad de la hoja. Cuenta también el papel que se va en pruebas de color.

Tinta por unidad

Es el dato que más gente estima a ojo. La forma honesta de saberlo: anota el coste total de un juego de tintas, produce con él y cuenta cuántas unidades reales has sacado hasta reponer. Coste del juego dividido entre unidades producidas. Es aproximado los primeros meses y se afina con el tiempo, pero es un dato tuyo, no una cifra copiada de internet. Depende muchísimo de cuánta superficie cubras: una taza a color completo no gasta lo mismo que un logo pequeño.

Minutos por unidad

Cronométralo una vez, de verdad, en un pedido normal. Cuenta desde que preparas el archivo hasta que la pieza está lista para empaquetar. Si trabajas en tandas, mide la tanda entera y divide entre las unidades: en pedidos grandes el tiempo por pieza baja mucho, y eso es precisamente lo que justifica un precio distinto.

Precio del equipo, años de amortización, horas al día y días al mes

El precio es lo que te costó (o costará) el equipo. Los años son tu estimación realista de vida útil o de plazo en el que quieres tenerlo recuperado. Las horas al día y los días al mes son las de uso real, no las que te gustaría. Aquí está la clave: cuanto menos usas la máquina, más caro sale cada trabajo, porque el mismo coste se reparte entre menos unidades.

Consumo en W y precio del kWh

Los vatios están en la etiqueta o placa de características del equipo, normalmente en la parte trasera o inferior, y también en el manual y en la ficha técnica del fabricante. El precio del kWh está en tu factura de la luz: usa el precio medio que pagas, no solo el término de energía. Consejo: la electricidad casi nunca es lo que hunde un precio; el tiempo sí. Pero conviene tenerla contada.

Tu hora de trabajo

Ponte un precio/hora que tenga sentido para tu zona y tu oficio. Si no sabes cuál, piensa qué te costaría contratar a alguien para hacer exactamente eso, con sus cargas. Poner 0 aquí es la forma más rápida de montar un negocio que no gana dinero.

Un ejemplo completo, línea a línea

Supongamos una taza, con cifras de ejemplo solo para ilustrar el mecanismo (las tuyas serán otras):

Fíjate en algo incómodo: tu tiempo (0,75 €) es el segundo coste más grande, por detrás de la taza y muy por encima de la tinta, el papel, la luz y la amortización juntos. Esa es exactamente la partida que la mayoría pone a cero.

Margen sobre precio de venta, no sobre coste

Aquí es donde se pierde dinero sin enterarse. "Trabajo con un 40% de margen" significa cosas muy distintas según cómo lo calcules.

Con el coste del ejemplo, 2,28 €:

• Margen sobre precio de venta (lo correcto): 2,28 / (1 − 0,40) = 2,28 / 0,60 = 3,80 €. Beneficio: 3,80 − 2,28 = 1,52 €, que es el 40% de 3,80. Cuadra.
• Margen "sobre coste" (el error habitual): 2,28 × 1,40 = 3,19 €. Beneficio: 3,19 − 2,28 = 0,91 €, que sobre el precio de venta es un 28,5%, no un 40%.

La diferencia es de 0,61 € por unidad. En un pedido de 100 tazas son 61 € que creías haber cobrado y no has cobrado. En 1.000 unidades al mes, 610 €. La calculadora aplica siempre la fórmula correcta: coste dividido entre (1 − margen/100).

Pedidos grandes frente a unidades sueltas

El mismo trabajo no cuesta lo mismo en 5 unidades que en 200, y no es por el descuento del proveedor. Lo que cambia de verdad es el tiempo por pieza: preparar el archivo, ajustar el color, calibrar la prensa y hacer la primera prueba se hace una vez, se cobre 5 o 200. Repartido entre 5 unidades, ese arranque es carísimo; entre 200, es casi irrelevante.

Cómo usar la calculadora para decidir:

1. Calcula el pedido grande con los minutos por unidad de tanda (los reales, cronometrados).
2. Vuelve a calcularlo con los minutos que te lleva una unidad suelta, incluyendo la preparación completa.
3. Compara los dos precios sugeridos. Esa diferencia es tu escala de precios honesta, no un descuento improvisado.

Con ese par de números puedes hacer dos cosas sensatas: fijar un mínimo de pedido o un coste de preparación para tiradas pequeñas, y tener claro hasta dónde puedes bajar en un pedido grande sin entrar en pérdidas. Si te piden un precio por debajo de tu coste calculado, ya no es negociar: es pagar por trabajar.

Errores que se pagan caros en sublimación

Antes de discutir el precio conviene no perder dinero por el camino. Estos fallos son de los que más cuestan:

• Sublimar sobre material que no admite sublimación. La tinta de sublimación se fija a poliéster o a superficies con recubrimiento polimérico. Sobre algodón 100% no funciona: puede parecer que ha quedado algo al sacarlo de la prensa y desaparecer o quedar lavado tras el primer lavado. Lo mismo con tazas, chapas o fundas sin recubrimiento apto. Confirma siempre el material con tu proveedor antes de comprar cantidad.
• Contar con textil oscuro. La sublimación no imprime blanco ni cubre: el color del soporte manda. Sobre poliéster claro funciona; sobre oscuro, no. Si el cliente quiere prenda oscura o algodón, la técnica correcta es otra (DTF, vinilo textil), y el coste es distinto.
• No contar el producto fallido. El blanco estropeado no se recupera: se ha pagado, se ha tirado y encima ha consumido tiempo. Por eso el porcentaje de mermas debe salir de lo que realmente te pasa, no de un cero optimista.
• No repercutir la preparación. Ajuste de color, prueba de estampación, calibrado de tiempo y temperatura y empaquetado son trabajo. Si no entran en los minutos por unidad, no entran en el precio.
• Trabajar sin medir. Sin saber tu coste real, cualquier precio es una apuesta. Con estos números, negociar deja de ser una sensación y pasa a ser una decisión.